Primera reunión y requisitos

La mayoría de los proyectos que salen mal no fallan por el código: fallan porque nadie definió bien qué se iba a construir. La primera reunión y el levantamiento de requisitos son tu seguro contra los "yo pensé que incluía…". Aquí tienes un guion de reunión y un cuestionario listo para usar.

Concepto

El objetivo de la primera reunión no es venderle al cliente ni impresionarlo con tecnicismos. Es:

1. Entender su negocio y qué quiere lograr.
2. Descubrir qué necesita realmente (que a veces no es lo que pide).
3. Saber si el proyecto es viable para ti (presupuesto, tiempos, tipo de cliente).
4. Salir con información suficiente para cotizar.

Escucha 70%, habla 30%

El cliente debe sentir que entiendes su negocio. Las mejores preguntas empiezan con "¿por qué…?", "¿qué pasa cuando…?" y "¿cómo lo hacen hoy?".

Antes de la reunión

• [ ] Revisa su sitio actual, redes sociales, ficha de Google y a 2–3 competidores.
• [ ] Anota observaciones concretas ("su sitio no se ve bien en celular", "el competidor tiene agenda en línea").
• [ ] Envía el cuestionario (abajo) para que lo llene antes, o úsalo como guía durante la llamada.
• [ ] Prepara tu portafolio con 2–3 proyectos parecidos.
• [ ] Define duración: 30–45 minutos es suficiente.

Guion de la reunión

1. Presentación (3 min)
   "Gracias por tu tiempo. La idea de hoy es entender tu negocio y lo que
   necesitas. Al final te explico los siguientes pasos. ¿Te parece?"

2. El negocio (10 min)
   - Cuéntame de tu negocio: ¿qué venden, a quién, desde cuándo?
   - ¿Qué los hace diferentes de la competencia?
   - ¿Cómo llegan hoy sus clientes?

3. El problema y el objetivo (10 min)
   - ¿Por qué quieres un sitio (o rediseñarlo) ahora?
   - Si el proyecto sale perfecto, ¿qué cambia en 6 meses?
   - ¿Cómo sabremos que funcionó? (más llamadas, ventas, citas…)

4. Alcance (10 min)
   - ¿Qué páginas o secciones imaginas?
   - ¿Qué debe poder hacer el usuario? (agendar, comprar, cotizar…)
   - ¿Quién va a actualizar el contenido?
   - ¿Tienes sitios de referencia que te gusten? ¿Por qué?

5. Logística (5 min)
   - ¿Ya tienen dominio, hosting, logotipo, textos y fotos?
   - ¿Hay una fecha límite? ¿Por qué esa fecha?
   - ¿Quién toma las decisiones y aprueba el trabajo?
   - ¿Tienen un presupuesto pensado?

6. Cierre (2 min)
   "Con esto preparo una propuesta con alcance, tiempos y costo. Te la
   envío el [día]. ¿Hay algo más que deba saber?"

Pregunta por el presupuesto sin miedo

Muchos clientes no quieren decir su presupuesto. Ofrece rangos: "Proyectos como este suelen estar entre X y Y, dependiendo de las funciones. ¿Eso está dentro de lo que tenías pensado?". Así evitas preparar una propuesta que nunca podrán pagar.

Cuestionario plantilla

Cópialo a un formulario de Google Forms, Tally o un documento y envíalo al cliente.

CUESTIONARIO DE PROYECTO WEB

== 1. Datos del negocio ==
- Nombre del negocio:
- Persona de contacto y cargo:
- Teléfono / WhatsApp / correo:
- Giro o industria:
- ¿Desde cuándo opera?:
- Describe en 2–3 líneas qué ofrecen:
- ¿Qué los diferencia de la competencia?:

== 2. Objetivos ==
- ¿Cuál es el objetivo principal del sitio? (marca una o dos)
  [ ] Dar a conocer el negocio      [ ] Conseguir contactos / cotizaciones
  [ ] Vender en línea               [ ] Agendar citas / reservaciones
  [ ] Informar a clientes actuales  [ ] Otro: ______
- ¿Cómo medirás el éxito? (ej. 20 citas al mes desde la web):

== 3. Público ==
- ¿Quién es tu cliente ideal? (edad, ubicación, intereses):
- ¿Desde qué dispositivo crees que te visitarán más? [ ] Celular [ ] Computadora
- ¿En qué idiomas debe estar el sitio?:

== 4. Contenido ==
- ¿Qué secciones necesitas? (ej. Inicio, Nosotros, Servicios, Galería, Blog, Contacto):
- ¿Quién escribirá los textos? [ ] Yo / mi equipo  [ ] Necesito redacción
- ¿Tienes fotografías profesionales? [ ] Sí  [ ] No  [ ] Necesito fotos de banco
- ¿Tienes logotipo y manual de marca (colores, tipografías)? [ ] Sí  [ ] No
- ¿Con qué frecuencia actualizarás el contenido?:
- ¿Quién lo actualizará? [ ] Yo, necesito un panel  [ ] El desarrollador

== 5. Funcionalidades ==
  [ ] Formulario de contacto       [ ] Botón de WhatsApp
  [ ] Agenda de citas              [ ] Tienda / carrito de compras
  [ ] Pagos en línea               [ ] Blog / noticias
  [ ] Área de clientes con login   [ ] Catálogo con filtros
  [ ] Multi-idioma                 [ ] Integración con redes sociales
  [ ] Mapa de ubicación            [ ] Chat en vivo
  [ ] Facturación                  [ ] Otra: ______
- Si es tienda: ¿cuántos productos?, ¿métodos de pago?, ¿envíos?:

== 6. Diseño ==
- 3 sitios que te gusten (y qué te gusta de cada uno):
- 1 sitio que NO te guste (y por qué):
- ¿Qué sensación debe transmitir? (ej. confianza, modernidad, calidez):
- ¿Colores obligatorios o prohibidos?:

== 7. Técnico ==
- ¿Tienes dominio? ¿Cuál? ¿Quién tiene el acceso?:
- ¿Tienes hosting? ¿Cuál?:
- ¿Tienes correos con tu dominio? (ej. hola@tunegocio.com):
- ¿Tienes un sitio actual? URL:
- ¿Usas algún sistema que deba conectarse? (CRM, punto de venta, inventario):

== 8. Tiempo y presupuesto ==
- ¿Fecha deseada de lanzamiento? ¿Hay un evento que la determine?:
- Presupuesto aproximado:
  [ ] Menos de $X  [ ] $X–$Y  [ ] $Y–$Z  [ ] Más de $Z  [ ] Necesito orientación
- ¿Quién aprueba el proyecto y los pagos?:

== 9. Después del lanzamiento ==
- ¿Te interesa un plan de mantenimiento mensual? [ ] Sí [ ] No [ ] Quiero info
- ¿Necesitas capacitación para administrar el sitio? [ ] Sí [ ] No

== 10. Algo más ==
- ¿Qué más debería saber?:

Del cuestionario al documento de alcance

Con las respuestas, redacta un documento de alcance de una o dos páginas. Será la base de la cotización y del contrato.

DOCUMENTO DE ALCANCE — Sitio web Dental Sonrisa

Objetivo: aumentar las citas desde internet (meta: 20 citas/mes).

Incluye:
- Diseño a medida responsive (celular, tablet, escritorio).
- 6 páginas: Inicio, Nosotros, Servicios (con 8 tratamientos), Galería
  de casos, Blog, Contacto.
- Formulario de agenda de citas con aviso por correo y WhatsApp.
- Panel para que la clínica publique entradas del blog.
- SEO básico: títulos, descripciones, sitemap, Google Search Console.
- Configuración de dominio, hosting, SSL y 2 correos corporativos.
- 2 rondas de revisión en diseño y 2 en desarrollo.
- Capacitación de 1 hora (videollamada grabada).

No incluye:
- Redacción de textos (los entrega el cliente).
- Sesión de fotografía.
- Tienda en línea o pagos.
- Campañas de publicidad (Google Ads, Meta Ads).

Responsabilidades del cliente:
- Entregar textos, logotipo y fotos antes del [fecha].
- Responder revisiones en máximo 3 días hábiles.

Fecha estimada de entrega: 5 semanas a partir del anticipo y del
material completo.

La sección "No incluye" es la más importante

Escribe explícitamente lo que no está en el precio. Es lo que te protegerá cuando el cliente diga "¿y la tienda en línea no venía?".

Señales de alerta de un mal cliente

No todos los proyectos convienen. Desconfía cuando escuches:

Frase	Lo que suele significar
"Es algo sencillo, como Facebook pero para…"	No entiende el alcance; esperará muchísimo por poco.
"Te pago cuando el sitio genere ventas"	No quiere arriesgar su dinero, solo tu tiempo.
"Mi sobrino lo hacía gratis pero no terminó"	Valora poco el trabajo.
"Lo necesito para mañana" (sin pagar urgencia)	Mala planeación que se convertirá en tu problema.
"No necesitamos contrato, somos de confianza"	Cuando haya desacuerdos no habrá nada que te respalde.
"Ya trabajé con 4 desarrolladores y todos fueron malos"	El problema quizá no eran los desarrolladores.
Regatea todo antes de ver la propuesta	Seguirá regateando cada cambio.

Está bien decir que no

Rechazar un proyecto problemático te deja tiempo y energía para uno bueno. "Gracias por considerarme, pero en este momento no es un proyecto que pueda atender como merece" es una respuesta profesional.

Ejercicios

1. Haz una "reunión" simulada con un amigo que finja tener una pastelería. Usa el guion y toma notas.
2. Con esas notas, redacta un documento de alcance con secciones Incluye, No incluye y Responsabilidades del cliente.
3. ¿Qué preguntarías para saber si un cliente necesita un panel de administración?

Ver solución (orientativa)

1. y 2. Deberías terminar con un objetivo medible (ej. "recibir 30 pedidos de pasteles personalizados al mes por WhatsApp"), una lista de páginas, funciones concretas y una lista clara de exclusiones (ej. "no incluye pagos en línea ni fotografía").
2. "¿Con qué frecuencia cambiarán precios, productos o textos?", "¿Quién se encargará de esos cambios?", "¿Esa persona se siente cómoda con herramientas digitales?". Si cambian algo cada semana y lo harán ellos, necesitan panel (CMS); si cambian dos veces al año, puede bastar con que tú lo actualices dentro de un plan de mantenimiento.

Resumen

• La primera reunión es para entender, no para vender: escucha más de lo que hablas.
• Investiga antes, sigue un guion y pregunta por objetivos medibles y presupuesto.
• Usa un cuestionario para no olvidar nada.
• Convierte todo en un documento de alcance con Incluye, No incluye y Responsabilidades del cliente.
• Identifica señales de alerta y aprende a decir que no.
• Siguiente: Cómo cotizar.